Immobilienverwaltung mit SharePoint Online / Office 365

Pressemitteilung zu Bau Cap

München, 09.05.2016 -
Zur Optimierung ihres Immobilienmanagements hat die Bau Cap GmbH, München, Spezialist für Wohnimmobilieninvestments, den IT-Dienstleister QUERPLEX mit der Entwicklung einer bedarfsorientierten Lösung in SharePoint Online / Office 365 beauftragt.

Ziel war es, im Unternehmens-Intranet das bisherige, in viele Unterverzeichnisse und Hierarchieebenen zersplitterte Dokumentenablagesystem mit unzureichender Wiederauffindbarkeit durch eine dynamische Dokumenten- und Datenverwaltung abzulösen – stets mit Fokus auf die jeweiligen Immobilienobjekte.
Motto: keine starre Ablage, sondern flache, Objekt-orientierte Strukturen inklusive konsequent gepflegter Metadaten.

Zusätzlich war ein Workflow gefordert, zu realisieren auf Basis von SharePoint Designer, welcher sich an der gelebten Wertschöpfungskette orientiert - von der Objektauswahl über die Finanzierung bis zu Bau bzw. Kauf, Modernisierung und Verwaltung.

SharePoint Online in der Cloud nutzen

Kundenseitig war als technische Basis Office 365, die Cloud-Plattform von Microsoft, von vornherein gesetzt. Auf dieser Plattform kommt die neu entwickelte Lösung des Münchner SharePoint-Spezialisten QUERPLEX mittels SharePoint Online bestens zum Tragen.

In mehreren Workshops wurden zuvor die Anforderungen der Fachabteilungen des Kunden zusammengetragen und zur Definition eines optimalen Objekt-/Immobilienmanagements im Intranet genutzt.
Dabei werden sämtliche, einem Immobilienobjekt zugeordneten Dokumente in einer sogenannten Dokumentenmappe zusammengefasst. Hierzu können sowohl Akquise- und Bewertungsdokumente, Gutachten, Bebauungspläne, Mietverträge, aber auch Daten von Notaren, Architekten, Bau-Dienstleistern, etc. gehören.
Jedes Objekt bringt einen eigenen Stammdatensatz mit, welcher auch an jedes Dokument innerhalb der Dokumentenmappe vererbt wird. Zusätzliche Metadaten dienen der Klassifikation und Kategorisierung von Dokumenten und Objekt. Die internen Fachabteilungen haben im Bearbeitungs-Workflow die Berechtigung, weitere Anreicherungen und Klassifizierungen der Metadaten vorzunehmen, die wiederum von allen Inhalten der Dokumentenmappe ererbt werden.

Die konsequente Nutzung aller Metadaten beschleunigt schließlich die Auffindbarkeit der Dokumente und verbessert die Trefferqualität des Suchcenters entscheidend. Zum einen werden die Metadaten in der Suchergebnisliste als Verfeinerungskriterien / Filter angezeigt und sind so für weitere Deep Refinements nutzbar.
Zum anderen sind sie Teil der der anzeigten Informationen je Treffer in der Trefferliste. Hierfür wurden sowohl die Display-Templates als auch die Item-Templates entsprechend angepasst bzw. um die Anzeige der zusätzlichen Metadaten erweitert.

Migration der Dokumente, Vernetzung in Delve

Im nächsten Schritt steht die Migration sämtlicher Inhalte der bestehenden, tief verschachtelten Verzeichnisse an. Dieser Prozess erstreckt sich von der detaillierten Analyse der bisherigen Ablagestrukturen über die Erzeugung der daraus abgeleiteten Stammdatensets bis zur endgültigen Überführung sämtlicher Daten und Dokumente in die neue Objektverwaltungsstruktur.

Darüber hinaus ist die Integration der neuen Immobilien-Objektverwaltung in Microsoft Delve geplant. Durch diese Vernetzung via Office 365 mit weiteren internen Subportalen des Kunden in der Cloud werden, basierend auf dem Algorithmus von Microsoft Office Graph, Dokumente und Informationen mit übergreifendem Bezug gefunden und gemäß ihrer jeweiligen Relevanzkriterien priorisiert in der Suchergebnisliste angezeigt.