Warum ist die Archivierung von E-Mails notwendig?
In den letzten Jahren ist der Anteil von geschäftskritischen Informationen und Dokumenten, die ausschließlich in E-Mails vorliegen, stark angestiegen. Ob Rechnungsstellung, Auftragserteilung etc., alles wird heutzutage per Mailverkehr erledigt. Schätzungen zufolge beträgt der prozentuale Anteil an Mails ca. 60-70% der Kommunikation bei mittelständischen Unternehmen und Konzernen. Ein Unternehmen kann es sich nicht erlauben, diese wichtigen Daten zu verlieren, zumal die in einer E-Mail enthaltene Information absolut rechtsrelevant ist. Daher gelten im Bezug auf die Archivierung zahlreiche gesetzliche Vorschriften. In Deutschland gibt es dazu Regelungen in den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) sowie dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).
Fazit: Die sorgfältige Archivierung von Mails ist nicht nur eine freiwillige Maßnahme, sondern ein gesetzliches Muss.
Neben der gesetzlichen Notwendigkeit sind es auch Kosten- und Komfortvorteile, die für eine Archivlösung für E-Mails sprechen:
- Entlastung der Mailserver, da dort nur noch der Mailbestand vorgehalten werden muss, der aktuell bearbeitet wird. Durch den geringeren Datenbestand auf dem Mailserver reduzieren sich auch die Aufwände für die regelmäßigen Backups des Mailsystems
- Über ein zentrales E-Mail-Archiv können ältere E-Mails einfach und schnell wiedergefunden werden
- Eine zentrale Archivierung ist einfacher und sicherer als eine manuelle Archivierung durch den Benutzer, die möglicherweise lediglich durch PST-Dateien o.ä. auf dem Client-PC erfolgt
- Versehentlich durch den Benutzer gelöschte Mails können schnell und einfach durch einen der Archivbenutzer wieder im Archiv gefunden und wieder hergestellt werden
Warum eine Integration in das Oracle UCM?
Wenn in einem Unternehmen bereits mit einem Content- oder Dokumentenmanagementsystem wie dem Oracle UCM gearbeitet wird, dann bietet es sich an, dass die archivierten Mails dort abgelegt werden. Die Vorteile hierbei sind:
- Einheitlicher Zugriff auf alle wichtigen Daten über das Oracle UCM
- Zentrale Ablage der E-Mails erfolgt im UCM, dadurch keine zusätzliche Datenhaltung in einem externen E-Mail-Archivierungssystem notwendig
- Optimale Suchmöglichkeit nicht nur über die archivierten Mails sondern gleichzeitig über alle relevanten Daten, aus dem Mailprogramm und Desktopapplikationen und UCM
- Die Mails können im UCM mit zusätzlichen Metadaten versehen werden
- Automatisches Löschen von Emails aus dem Archiv, wenn diese gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht mehr aufbewahrt werden müssen (Retention Management)
- Einfaches Wiederherstellen von Emails, z.B. zur Verwendung in gerichtlichen Verfahren
Welche Mail- und Groupwareserver werden unterstützt?
Die Kommunikation zwischen Mailserver und UCM kann entweder über SMTP oder über IMAP/POP3 – also Standardprotokolle, die von praktisch allen Systemen unterstützt werden – erfolgen. Es werden Mailserver unterstützt, die über entsprechende Regeln die zu archivierenden Mails an ein spezielles Konto, das z.B. per POP3 abgerufen werden kann, übertragen. Bei den im Unternehmensbereich üblichen Mailservern, wie z.B. Microsoft Exchange ist dies der Fall.