Warum ist die Integration von SharePoint Servern sinnvoll bzw. notwendig?

Der Einsatz von Microsoft Office SharePoint erfolgt überwiegend in Abteilungen und Projektteams, um lokalen Content zu verwalten. Ein Grund hierfür ist sicherlich die Tatsache, dass SharePoint die Arbeit innerhalb der vertrauten Officeanwendungen ermöglicht. Dies führt dazu, dass SharePoint häufig dezentral, mit mehreren verteilten Servern, Repositories und MSSQL-Datenbanken verwendet wird.

Wie funktioniert die Anbindung von SharePoint und was ist damit möglich?

Die Anbindung erfolgt über Oracle SharePoint Web Parts, einem Produkt, das Teil des Standardproduktumfangs von Oracle UCM ist. Web Parts laufen innerhalb des SharePoint Servers und ermöglichen den Zugriff auf den zentralen UCM Content-Server. Dadurch bestehen über das normale SharePoint-Frontend folgende Möglichkeiten der Content-Ablage:
  • Einzelne Dokumente können an den zentralen Content Server übergeben werden und dadurch unternehmensweit weiterverwendet und –verarbeitetet werden
  • Der Content-Server des UCM wird als zentraler Ablageort der Dokumente verwendet und SharePoint dient nur als Frontend
Außerdem stehen über Web Parts die Funktionen des UCM über das SharePoint-Frontend zur Verfügung:
  • Suche im Content des unternehmensweiten UCM
  • Zugriff auf die Verzeichnisstruktur im UCM
  • Arbeiten mit dem Content im UCM (Einchecken, Auschecken, Meta-Daten …)
  • Zugriff auf die im UCM gespeicherten Suchanfragen, URLs und Subscriptions
  • Nutzung der automatischen Konvertierungsfunktion (PDF, XML …)
  • Verwendung der unternehmensweiten im UCM hinterlegten Workflows, z.B. für die Freigabe, und automatische Konvertierung von Dokumenten für das Intranet

Welche Vorteile entstehen durch die Integration von SharePoint in UCM?

Nutzung des zentralen Content Servers des UCM und dessen Funktionalität:
  • Zentrale, gesicherte Datenablage
  • Nutzung der Retention Management Funktionalität
  • Formatumwandlungen
  • Suche in unternehmensweiten Inhalten
  • Applikations- und betriebssystemunabhängige Nutzung und Weiterverarbeitung der Inhalte